Gestiune pacienți în cabinetul stomatologic: 4 greșeli pe care le vedem des
Când preluăm evidența unui cabinet care trece la Smiles Manager, vedem cum și-a ținut cabinetul pacienții ani la rând: pe hârtie, în Excel, în agendă sau într-un program vechi. Greșelile se repetă aproape de la un cabinet la altul, indiferent cât de bine lucrează medicul.
De unde am pornit
Smiles Manager a pornit dintr-o vizită la un medic stomatolog. Medicul nu găsea ultima fișă a pacientului și a ajuns să-l întrebe pe pacient ce trebuie să-i facă. Softurile pe care le încercase i se păreau prea complicate și „arătau dinainte de 2000”, așa că rămăsese la hârtie.
De atunci ne-am uitat la gestiunea pacienților mai ales prin întrebarea asta: poate medicul să afle în câteva secunde ce s-a întâmplat cu pacientul din fața lui?
Ce înseamnă, concret, gestiunea pacienților într-un cabinet dentar
„Gestiune cabinet dentar” sună a contabilitate, dar în fiecare zi gestiunea pacienților se reduce la patru întrebări. Recepția și medicul ar trebui să le poată răspunde fără să caute prin dosare, caiete sau telefon:
Cine este pacientul?
Date de contact corecte, o persoană de contact pentru urgențe, și o singură fișă pentru un singur om.
Ce i s-a făcut?
Afecțiunile, intervențiile și radiografiile, în ordine, pe dinte.
Ce urmează?
Planul de tratament, următoarea programare și când trebuie chemat la control.
A venit? A plătit?
Dacă s-a prezentat la programări, de ce a lipsit, și cât mai are de achitat.
Dacă la vreuna dintre întrebări răspunsul e „stai să mă uit în caiet” sau „cred că”, acolo e problema de gestiune. Iar de obicei ea vine din una dintre cele patru greșeli de mai jos.
4 greșeli pe care le vedem când preluăm evidența pacienților
Majoritatea cabinetelor cu care lucrăm au totul pe hârtie. Cele care au deja date digitale le au, de cele mai multe ori, într-o formă greu de folosit. Iată ce găsim cel mai des.
1. Același pacient, trecut de mai multe ori
E cea mai frecventă problemă. Același om apare de două sau trei ori: o dată cu diacritice, o dată fără, o dată cu numele de fată, o dată cu un telefon vechi. Fiecare variantă are o bucată din istoric și niciuna nu e completă.
Ce se întâmplă
Medicul deschide fișa „greșită” și nu vede tratamentul de acum un an. Recepția sună pacientul la un număr care nu mai e al lui.
Ce poți face
Înainte să creezi un pacient nou, caută-l după telefon sau data nașterii, nu doar după nume. Numele se scrie în mai multe feluri, telefonul și data nașterii rareori. În Smiles Manager poți căuta după nume, prenume, telefon, data nașterii sau email.
La import, unificăm noi pacienții trecuți de mai multe ori, astfel încât să pornești cu o singură fișă pentru fiecare om.
2. Date puse în câmpuri greșite
Telefonul trecut la „observații”. Tratamentul scris în câmpul de nume, ca să fie văzut. Alergia notată undeva unde nu o mai citește nimeni. Fiecare om care a lucrat în program a avut sistemul lui.
Ce se întâmplă
Datele există, dar nu le mai poți căuta, sorta sau folosi. Un SMS de confirmare nu are unde să plece dacă telefonul stă într-un câmp de text liber.
Ce poți face
Fiecare informație într-un singur loc, mereu același: contactul la contact, afecțiunile pe dinte, notițele la notițe. Un program cu puține câmpuri, dar clare, e mai ușor de respectat de toată echipa.
3. Istoricul împrăștiat în mai multe locuri
Programările sunt în agendă, tratamentele în caiet, plățile în Excel, radiografiile pe calculatorul de la aparat, iar pozele trimise de pacient pe WhatsApp. Fiecare are o parte din adevăr.
Ce se întâmplă
Ca să afli tot despre un pacient, deschizi patru locuri. Iar dacă lipsește un singur om din echipă, o parte din informație pleacă odată cu el.
Ce poți face
Un singur loc pentru tot ce ține de pacient. În Smiles Manager, fișa, planul de tratament, plățile, rechemarea, chestionarele și imaginile sunt în aceeași fișă, la un clic distanță.
Un caz particular care ne-a surprins de multe ori: același tratament apare cu mai multe prețuri, uneori chiar patru, în funcție de cine l-a trecut și când. Din acest motiv, în Smiles Manager fiecare tratament are o singură denumire și un singur preț în lista clinicii. Iar la import aducem prețurile la o singură listă.
4. Pacienți pierduți, pe care nu-i mai cheamă nimeni
Pacientul a început un tratament, a lipsit de la o programare și nu a mai revenit. Nimeni nu a observat, pentru că nimeni nu avea cum să observe: agenda arată doar cine vine, nu și cine nu mai vine.
Ce se întâmplă
Tratamente rămase la jumătate și controale la care pacientul nu mai e chemat. Iar după un timp, pacientul ajunge la alt cabinet.
Ce poți face
Notează la fiecare programare dacă pacientul a venit și, dacă nu, de ce. În Smiles Manager fiecare programare are un status și un motiv. Rechemarea la control se poate face din modulul de recall, cu notificări prin SMS și email.
Niciuna dintre aceste greșeli nu ține de cât de bun e medicul. Țin de faptul că informația despre pacient nu are un singur loc al ei.
Cum arată gestiunea pacienților în Smiles Manager
Când medicul deschide un pacient, vede din primul ecran cine este, câte vizite a avut, câte probleme are notate și câte sunt rezolvate. Tot acolo sunt datele de contact și persoana de contact pentru urgențe, notițele, radiografiile și odontograma cu afecțiunile și intervențiile pe fiecare dinte. Planul, plățile, rechemarea, chestionarele și imaginile sunt în taburile de sus, în aceeași fișă.
Câteva decizii pe care le-am luat intenționat:
- Tot într-o fișă. Partea clinică, programările, plățile, rechemarea și imaginile stau în același loc, nu în module separate prin care trebuie să navighezi. Mai multe despre asta găsești în articolul despre fișa de tratament digitală.
- O interfață simplă. Am pornit de la un medic care renunțase la softuri pentru că erau prea complicate. Fiecare câmp în plus e un câmp pe care cineva îl va completa greșit sau deloc.
- O singură listă de prețuri. Un tratament, o denumire, un preț. Așa fișele și plățile rămân comparabile de la un pacient la altul.
- Roluri și urmă. Recepția nu poate modifica istoricul medical, iar la fiecare informație se vede cine a creat-o și cine a modificat-o ultima dată. Detaliile sunt în articolul „Cine a modificat fișa?”.
Verifică-ți evidența pacienților în 10 minute
Indiferent dacă lucrezi pe hârtie, în Excel sau într-un program, alege la întâmplare cinci pacienți și verifică:
- Apare fiecare o singură dată? Caută-i după telefon, nu după nume.
- Telefonul e într-un câmp de telefon? Dacă nu, confirmările automate nu au cum să funcționeze.
- Găsești ultima intervenție în mai puțin de un minut? Fără să întrebi pe cineva și fără să deschizi un alt dosar.
- Știi ce urmează pentru fiecare? Următoarea programare sau, dacă nu are, când trebuie chemat.
- Știi cine a lipsit și de ce? Dacă nu notezi absențele, nu ai cum să-i recuperezi pe cei care nu mai vin.
Dacă ai răspuns „nu” la două sau mai multe întrebări, merită să te uiți la cum îți ții evidența. Dacă pleci de la hârtie, citește și ce găsim în datele cabinetelor la trecerea de la fișe pe hârtie la soft. Lucrezi singur? Vezi softul pentru cabinetul cu un singur medic. Ai o clinică cu mai mulți medici? Vezi pagina despre managementul clinicii stomatologice.
Vrei să vezi fișa pacientului în aplicație?
Poți testa Smiles Manager gratuit 7 zile, în contul demonstrativ. Contul e comun pentru toți cei care testează, așa că folosește doar date de test. Apoi îți creăm un cont dedicat, iar dacă ai deja pacienți în Excel sau într-un alt program, te ajutăm cu importul.
Încearcă gratuitVezi prețurileÎntrebări frecvente
După ce pot căuta un pacient în Smiles Manager?
După nume, prenume, telefon, data nașterii sau email.
Pot aduce pacienții din Excel sau din programul folosit acum?
Da. Importul este un serviciu personalizat, adaptat formatului în care ai datele. La import unificăm pacienții trecuți de mai multe ori și aducem prețurile la o singură listă.
Se vede dacă un pacient a lipsit de la programare?
Da. Fiecare programare are un status și un motiv, așa că se vede dacă pacientul a venit sau nu și de ce.
Recepția are acces la fișa pacientului?
Recepția vede programul medicilor și partea financiară a pacientului, dar nu poate modifica istoricul medical.
Cât costă Smiles Manager?
Prețul depinde de modulele alese. Abonamentele sunt de 25 și 94 lei pe lună cu TVA, iar primul medic este inclus. Detalii pe pagina de prețuri.